Guide til Forberedt-platformen: hvordan I bygger jeres beredskabsplan, sender til godkendelse og holder den ajour.
1. Kom godt i gang
Forberedt hjælper jer med at bygge og vedligeholde digitale beredskabsplaner. Hele processen tager typisk 40-60 minutter første gang. Alle svar gemmes automatisk.
Log ind via jeres konto-mail. Hvis I er admin: I kan oprette flere brugere fra Indstillinger.
Klik "Ny beredskabsplan" på konto-siden. I bliver mødt af en velkomst-side der forklarer Del 1 vs. Del 2.
Følg programmet trin-for-trin. Hvert spørgsmål har en kort hjælpetekst der forklarer hvorfor det er vigtigt.
Anbefaling. Sæt jer godt til rette og afsæt mindst en time første gang. I kan altid pause - alt gemmes løbende.
2. Plan-opbygningen (Del 1 + Del 2)
Plan-opbygningen er delt i to dele:
Del 1 · Kerneopgaver
Beredskabsplanens fundament. I udfylder de 6 kerneopgaver fra Beredskabsstyrelsens HOB-vejledning: kriseledelse, aktivering, situationsforståelse, koordinering, krisekommunikation og fortsat drift.
Del 2 · Indsatsplaner
Auto-genererede ud fra jeres risikoprofil. Risikomotoren bruger jeres adresse, BBR-data, branche og DMI Klimaatlas til at foreslå de mest relevante hændelsestyper. I vælger hvilke I vil dække og udfylder konkrete handlingstrin (Hvem - Hvad - Hvordan).
Information. Risikomotoren forklarer for hver hændelsestype hvorfor netop denne er anbefalet for jer - klik på "Sådan er vurderingen sammensat" for at se data-grundlaget.
3. Bygnings-data & risikomotor
Inden risikomotoren kører, beder vi om bygnings-oplysninger der ikke kan slås op automatisk: byggeår-epoke, BBR-bygningskategori, højhus-flag, kælder, befæstelse og særlige installationer. Vi viser BBR-foreslåede chips når data er tilgængelig - I justerer manuelt hvor det passer bedre.
Hver indsatsplan har en "Scenarier"-foldout der viser konkrete situationer baseret på jeres branche, BBR og venue-kapacitet. Tre badges:
Anbefalet (teal) - default-checked, mest sandsynlige
Overvej (amber) - vises men ikke checked, kontekstafhængige
Vis flere - sjældne scenarier skjult bag foldout
Anbefaling. Justér jeres venue-kapacitet (BR18 §229) hvis BBR-estimatet ikke passer - det filtrerer hvilke scenarier der vises.
5. Eksisterende beredskab
"Eksisterende beredskab"-fanen i Del 1 sidebar er en tjekliste over hvad I allerede har på plads. Jo flere I tjekker af, jo lavere bliver risikomotorens score for de relevante hændelsestyper - I undgår at blive anbefalet noget I allerede har.
Baren øverst tæller op: den viser, hvor mange af de relevante beredskabstrin I har på plads, og hvad det svarer til i procent. Den giver ikke planen en karakter - hvor moden jeres beredskab er, står på plankortet som et niveau.
Information. 3 universelle spørgsmål gælder altid (eksisterende plan, førstehjælp, kontaktliste). Resten vises kun hvis hændelsestypen indgår i jeres beredskab.
6. Særlige forhold (compliance)
"Særlige forhold"-fanen indsamler compliance- og særlige risiko-forhold:
CER + NIS2: hvis I er udpeget eller >= 50 ansatte i kritisk sektor
Kemikalier: hvis I har kemi-installation eller kemisk-indsatsplan
Terror-foranstaltninger: hvis terror-indsatsplan eller venue >= 200
Vigtigt. CER og NIS2 har 24-timers indberetningspligt ved hændelser. Hvis I er omfattet, skal I have en udpeget cybersikkerhedsansvarlig (CISO eller tilsvarende).
7. Godkendelses-flow
Når planen er klar, sendes den til godkendelse via konto-siden:
Vælg "Send til godkendelse" på planen
Godkenderen modtager e-mail med link til godkendelses-siden
Godkenderen klikker Godkend eller Afvis (med kommentar)
Ved godkendelse låses planen mod redigering. Brugere ser global notifikation om afventende godkendelser.
Information. Selvom planen er låst, kan I altid downloade PDF og navigere i læsetilstand. Ny redigering kræver oplåsning via godkendelses-flowet.
8. Download & del PDF
PDF-download er kun tilgængelig fra konto-siden (ikke fra plan-opbygningen). Klik download-knappen på den enkelte plan. Filnavn: Beredskabsplan_[organisation].pdf.
Bilag (kontaktlister, kort, samlingssted) genereres som separate PDF-filer: Bilag_[N]_[type]_[organisation].pdf.
9. Vedligehold & ajourføring
Styrelsen for Samfundssikkerhed anbefaler at gennemgå beredskabsplanen mindst én gang om året, og HOB-vejledningen anbefaler at revidere den, når lovgivning, risikobillede eller organisation ændrer sig. Hold selv øje med, hvornår jeres planer sidst er gennemgået.
Ved ændringer (ny adresse, ny direktør, nye risici) opdateres planen i plan-opbygningen - alle ændringer logges som versionshistorik.
Anbefaling. Afprøv jeres plan med en bordøvelse mindst én gang om året. Både Beredskabsstyrelsen (HOB) og Styrelsen for Samfundssikkerhed anbefaler at øve planen mindst én gang om året, og BFA anbefaler årlige evakueringsøvelser.